١- تنظيم الأولمبياد والإشراف عليه بالتنسيق مع وزارات التربية والتعليم في الدول الأعضاء.
٢- إجراء الاتصالات اللازمة مع الدول الأعضاء لتأكيد عقد الأولمبياد في موعده ومكانه المحددين.
٣- توفير الميداليات والشهادات.
٤- تكليف خبير أجنبي أو أكثر بإعداد أسئلة الأولمبياد ( الاختبارين النظري والعملي) .وتصحيحهما.
٥- ترشيح ممثلي لبعض المؤسسات العلمية والجامعات وبعض الشخصيات المتميزة لحضور فعاليات الأولمبياد.
٦- إعداد التقرير الختامي للأولمبياد بالتنسيق مع الدولة المستضيفة وتوزيعه على الدول الأعضاء.
١- تتولى التنظيم والإشراف على الأولمبياد في مراحله الإقليمية وترشيح الطلبة المشاركين وفق اللائحة المنظمة للأولمبياد والمبلغة من مكتب التربية العربي لدول الخليج.
٢- ترشيح ممثل ونائب له للتنسيق والتواصل مع الدول المشاركة واللجان العليا للأولمبياد.
٣- تأمين تذاكر سفر ممثليها.
تتولى الإشراف المباشر على تنفيذ الأولمبياد واتخاذ كافة الاستعدادات اللازمة لإجرائها بالتنسيق مع المكتب، ويشمل ما يأتي:
١- تكوين اللجان اللازمة لتنفيذ الأولمبياد وتحديد مهام كل لجنة.
٢- تشكيل اللجنة التحضيرية برئاسة أحد كبار المسؤولين في وزارة التربية والتعليم في الدولة المضيفة قبل 4 أشهر من موعد المسابقة، وتضم في عضويتها متخصصين وخبراء في مادة الفيزياء ومن مهام اللجنة الأساسية:
١- إعداد المختبرات للاختبار العملي وقاعة الاختبار النظري والقاعات الخاصة باجتماعات اللجان المتخصصة.
٢- توفير متطلبات عقد الأولمبياد من أجهزة وأدوات ومعدات وقرطاسية .
٣- إقامة حفلي الافتتاح والختام.
٤- دعوة المؤسسات العلمية والتربوية وبعض الشخصيات العلمية لحضور حفلي الافتتاح والختام.
٥- استقبال الوفود المشاركة واستضافتها.
٦- تشكيل واعتماد اللجان ومهامها على المستوى الإقليمي .
٧- توفير مخصص مالي للصرف على متطلبات الاستضافة للأولمبياد.
٨- الإشراف على أعمال السكرتارية والعلاقات العامة والإعلام.
٣- تشكيل لجنة سير الاختبار النظري والعملي بحيث تتكون من مجموعة من المختصين والفنين والإداريين ومسؤولي الخدمات في الدول المضيفة ، وتعين الدولة المضيفة رئيساً لهذه اللجنة من ذوي الخبرة والكفاية في أعمال الاختبارات ومن مسؤولياتها:
١- التأكد من شخصيات الطلبة المشاركين وفق الكشوف المعتمدة من الدول الأعضاء ومن بطاقات الجلوس المثبتة على مقاعدهم.
٢- تسلم أسئلة الاختبار النظري وأوراق أسئلة الاختبار العملي وأوراق الإجابة من اللجنة العلمية، وإعادة تسليم النتائج وأوراق الإجابة للجنة المذكورة بعد انتهاء الاختبار مباشرة.
٣- استلام استفسارات الطلبة المكتوبة عن أسئلة الاختبار للرد عليها كتابة من قبل اللجنة العلمية .
٤- القيام بأعمال المراقبة أثناء سير الاختبارين النظري والعملي.
٥- توزيع مغلف يحتوي على ما يحتاجه الطالب في الاختبارين النظري والعملي.
٦- مرافقة أي طالب يخرج من الاختبار لأي سبب ضروري.
٧- عرض كل حالات الغش على اللجنة العلمية للبت فيها.
٨- التقيد بضوابط تنفيذ الاختبار الموضحة في البند 11.
٤- توفير وسائل النقل الداخلي.
٥- إعداد البرنامج الزمني للأولمبياد، بحيث يكون متضمناً الانشطة والزيارات سواء فيما يتصل بالطلبة ،أو رؤساء الوفود ونوابهم وإرساله إلى المكتب قبل شهر على الأقل من موعد عقد الأولمبياد.
٦- تأمين الرعاية الطبية لأعضاء الوفود المشاركة ،على أن يتواجد طبيب وسيارة إسعاف بصفة دائمة في السكن ومقر عقد الاختبار.
٧- القيام بكل ما يكفل الوفاء بمتطلبات الأولمبياد لضمان نجاحه.