ما يقوم به مكتب التربية العربي لدول الخليج :
- تنظيم الأولمبياد والإشراف عليه بالتنسيق مع وزارات التربية والتعليم في الدول الأعضاء.
- إجراء الاتصالات اللازمة مع الدول الأعضاء لتأكيد عقد الأولمبياد في موعده ومكانه المحددين.
- تشكيل واعتماد اللجان ومهامها على المستوى الإقليمي .
- توفير مخصص مالي للصرف على متطلبات الأولمبياد.
- توفير الميداليات والشهادات.
- تكليف خبير أجنبي أو أكثر بإعداد أسئلة الأولمبياد وتصحيحها.
- ترشيح ممثلي لبعض المؤسسات العلمية والجامعات وبعض الشخصيات المتميزة لحضور فعاليات الأولمبياد.
- إعداد التقرير الختامي للأولمبياد بالتنسيق مع الدولة المستضيفة وتوزيعه على الدول الأعضاء.
وزارات التربية والتعليم في الدول الأعضاء
تتولى التنظيم والإشراف على الأولمبياد في مراحله الإقليمية وفق اللائحة المنظمة للأولمبياد والمبلغة من مكتب التربية العربي لدول الخليج.
ترشيح ممثل ونائب له للتنسيق والتواصل مع الدول المشاركة واللجان العليا للأولمبياد.
تتحمل كل دولة تذاكر سفر ممثليها.
الدولة المستضيفة للأولمبياد على المستوى الإقليمي
تتولى الإشراف المباشر على تنفيذ الأولمبياد واتخاذ كافة الاستعدادات اللازمة لإجرائها بالتنسيق مع المكتب، ويشمل ما يأتي:
* تكوين اللجان اللازمة لتنفيذ الأولمبياد وتحديد مهام كل لجنة.
* تشكيل اللجنة التحضيرية برئاسة أحد كبار المسؤولين في وزارة التربية والتعليم في الدولة المضيفة قبل 4 أشهر من موعد المسابقة، وتضم في عضويتها متخصصين وخبراء في مادة الرياضيات ومن مهام اللجنة الأساسية:
- إعداد قاعات الاختبار والقاعات الخاصة باجتماعات اللجان المتخصصة.
- توفير متطلبات عقد الأولمبياد من أجهزة وأدوات ومعدات وقرطاسية .
- إقامة حفلي الافتتاح والختام.
- دعوة المؤسسات العلمية والتربوية وبعض الشخصيات العلمية لحضور حفلي الافتتاح والختام.
- استقبال الوفود المشاركة واستضافتها.
- الإشراف على أعمال السكرتارية والعلاقات العامة والإعلام.
* تشكيل لجنة سير الاختبار بحيث تتكون من مجموعة من المختصين والفنين والإداريين ومسؤولي الخدمات في الدول المضيفة ، وتعين الدولة المضيفة رئيساً لهذه اللجنة من ذوي الخبرة والكفاية في أعمال الاختبارات ومن مسؤولياتها:
- التأكد من شخصيات الطلبة المشاركين وفق الكشوف المعتمدة من الدول الأعضاء ومن بطاقات الجلوس المثبتة على مقاعدهم
- تسلم أوراق الاختبار وأوراق الإجابة من اللجنة العلمية، وإعادة تسليم أوراق الإجابة للجنة المذكورة.
- استلام استفسارات الطلبة عن أسئلة الاختبار المكتوبة للرد عليها كتابة من قبل اللجنة العلمية .
- القيام بأعمال المراقبة أثناء سير الاختبار داخل القاعات .
- توزيع مغلف يحتوي على ما يحتاجه الطالب في الاختبار.
- مرافقة أي طالب يخرج من الاختبار لأي سبب ضروري.
- منع الطالب من دخول الاختبار إذا تأخر عن بدء الاختبار بنصف ساعة أو أكثر مهما كانت الاسباب
- التعامل مع الحالات المرضية، فيتم الكشف عليه من قبل الطبيب المتواجد في مكان عقد الأولمبياد ، ويمكن للمتسابق العودة -بعد إسعافه -إلى قاعة الاختبار (حسب رغبته ) على ألا يمدد له وقت إضافي من زمن الاختبار .
- عدم السماح لأي طالب بالمغادرة أثناء النصف الساعة الأولى والنصف الساعة الأخيرة من الاختبار ويسمح له بالمغادرة بينهما.
- تخصيص نصف ساعة في بداية الاختبار لاطلاع الطلبة على الأسئلة وتقديم استفساراتهم مكتوبة للرد عليها كتابة أيضا من قبل اللجنة العلمية.
- عرض كل حالات الغش على اللجنة العلمية للبت فيها.
* توفير وسائل النقل الداخلي ،وتنظيم برامج زيارات مناسبة لهم .
* إعداد البرنامج الزمني للأولمبياد، بحيث يكون متضمناً الانشطة المصاحبة سواء فيما يتصل بالطلبة ،أو رؤساء الوفود ونوابهم وإرساله إلى المكتب قبل شهر على الأقل من موعد عقد الأولمبياد.
* تأمين الرعاية الطبية لأعضاء الوفود المشاركة ،على أن يتواجد طبيب وسيارة إسعاف بصفة دائمة في السكن ومقر عقد الاختبار.
* القيام بكل ما يكفل الوفاء بمتطلبات الأولمبياد لضمان نجاحه.